Ogni lavoratore esperto conosce la pura estasi di accedere all'e-mail di lavoro e di attivare il sistema di allerta "fuori sede" prima di un grande viaggio. (Onestamente, c'è qualche sensazione migliore?) Ma quando viaggi tanto quanto me - come scrittore autonomo, trascorro praticamente metà della mia vita a 30.000 piedi e su terra straniera - impari un piccolo segreto sporco: dovresti mai, mai, mai, disattivare questo avviso. Sul serio. Io non. Il mio avviso di fuori sede è attivato indipendentemente dal fatto che io sia in Cina o che sia seduto alla mia scrivania nel mio appartamento di New York. Sì, è attivato in questo momento, grazie mille.
Sembra pazzo? Non è! E, per la cronaca, sono serio. In effetti, scommetterei che è il più grande hack per la produttività che chiunque può fare che ripristinerà anche la sanità mentale della tua vita frenetica.
Ora, so che molti di voi non avranno lo stomaco per questo, soprattutto se avete un lavoro diurno in uno spazio di lavoro a pianta aperta, ma vi esorto comunque a provarlo, fate solo sapere ai vostri compagni cosa stai facendo. (Ma no, non dirlo ai tuoi clienti.) Se mantieni la tua posta elettronica sempre fuori sede, sarai più felice, sarai meno stressato e otterrai più cose di hai mai immaginato. Quindi continua a leggere e sparami una e-mail più tardi per ringraziarmi. E per consigli di vita ancora più intelligenti, leggi come la playlist Spotify Playlist di Bill Murray aumenterà la tua produttività.
1 Ti sentirai super educato
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Divulgazione completa: sono inglese. E sì, siamo pre-programmati per essere educati, quindi considero la risposta automatica l'equivalente digitale di un cenno di saluto quando qualcuno mi saluta. Non meritiamo tutti tanta cortesia?
2 Non ti preoccuperai dei messaggi non risposte
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Ricordi come il tuo corpo a volte entra in tutto quel mini-combattimento-o-volo quando il tuo telefono ronza in tasca? Quello è il capo? È il mio cliente arrabbiato? Spero sia solo un'ottima newsletter!
Baceremo addio quei sentimenti, perché indovina un po '? Sei già tornato da loro. Hai mai sentito parlare di "email apnea?" È una cosa vera. Avere un robot, colpire all'istante i tuoi colleghi e amici allevierà tutta la tua ansia.
3 Sai che sanno che hai ricevuto la loro email
Perché "Hai ricevuto la mia email?" le e-mail sono uno spreco totale di larghezza di banda Internet.
4 Sei immediatamente più produttivo
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Uno studio ha dimostrato che i colletti bianchi come me impiegano fino al 25 percento della giornata a rispondere alle e-mail, ed ecco il problema: era il 2004! Liberato dalla pressione delle e-mail, posso concentrarmi su ciò che conta: lavorare. Traduzione: sono almeno il 25 percento più produttivo di te.
5 È possibile evitare richieste odiose
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Ci è stato chiesto di affrontare tutti i progetti che non desideriamo o di porre domande a cui non siamo sicuri di come rispondere. Quell'auto-responder è il più grande meccanismo di elusione o di stallo del mondo che fornisce una soluzione a prova di imbarazzo. Ignora un'e-mail abbastanza a lungo dopo aver confermato che è stata ricevuta e quella richiesta imbarazzante potrebbe non essere mai ripetuta. Per ulteriori consigli ottimistici, ecco 70 trucchi Genius per essere immediatamente felici.
6 Ti fa sentire in vacanza, anche se non lo sei
Ogni settimana aggiorno la mia risposta automatica con qualsiasi informazione pertinente, ad esempio una modifica dei fusi orari, e l'ultimo clic quando diventa attivo? La sensazione è come una mini vacanza in sé. Oh, e parlando di vere vacanze: se viaggi presto, conosci questi fantastici hack di viaggio a livello di esperti.
7 Sei molto meno distratto
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Non sono facilmente distratto, ma tutti possono soffrire di singhiozzi di concentrazione. In effetti, gli studi dimostrano che ci vogliono tra 64 secondi e 67 secondi per tornare al loro treno di pensieri originale dopo aver inserito i box nella loro casella di posta. La suoneria, quindi non senti la necessità di controllare costantemente il tuo telefono, potrebbe farti risparmiare fino a un'ora al giorno.
8 persone piacerai
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Potresti pensare che i tuoi colleghi e amici saranno offesi dal tuo fuori sede. È piuttosto il contrario: ho scoperto che molti apprezzano davvero la risposta automatica, in quanto è un segno di buona comunicazione. Molti destinatari della prima volta mi inviano anche una e-mail, invidiosamente, con una qualche forma di: "Vorrei averci pensato!"
9 Hai meno problemi
Shuttesrtock
Siamo tutti un po 'pigri. E in questi giorni è così facile delegare determinati compiti ai colleghi. Newsflash: Spesso quel collega sono io. Bene, avere la risposta automatica sempre attiva respinge questo istinto: piuttosto che aspettare la mia risposta, quelle persone spesso risolvono qualsiasi cosa di cui hanno bisogno in modo indipendente.
10 Sai cosa è veramente urgente
Invece di contrassegnare in modo passivo-aggressivo un messaggio con un punto esclamativo, questi rimbalzi costringono colleghi e amici a dimostrare quanto sia urgente il loro messaggio. Mi chiameranno davvero? L'ufficio sta davvero bruciando?
Sì, il fuori sede sposta tutti i compiti essenziali da kinda-maybes.
11 persone ti inviano un'email… Meno!
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A lungo termine, una volta che le persone sanno che non sei uno schiavo di posta elettronica che risponde istintivamente a tutti i messaggi, scoprirai che il diluvio della posta in arrivo rallenta fino a colare. Fidati di me: questo è un dato di fatto.
12 Ti fa sentire super professionale
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Sono un lavoratore autonomo e non ho un assistente. Quindi considero quel OOO come la versione digitale virtuale di una vecchia scuola PA, ricevendo un messaggio dopo ogni inchiesta e promettendo di passarlo. Mi fa sentire più professionale, anche quando sono seduto in pigiama alle 15:00.
13 Ti aiuta con le email di spam
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Come tutti, ricevo molte email di spam, come giornalista, spesso sotto forma di comunicati stampa. La mia risposta automatica sempre attiva può aiutare anche qui: non abbiate paura di aggiungere una frase finale sulla falsariga di "Se questa è una newsletter o un servizio di spam automatico, per favore cancellami". I robot cercheranno quella parola e agiranno di conseguenza, così come gli esseri umani. È come una versione casalinga di Unroll.
14 Ti consente di riaffermare il controllo
Sì, quella casella di posta ingombra è come un parente assillante, solo per attirare l'attenzione. Secondo uno studio, riteniamo di controllare la posta elettronica solo una volta all'ora, ma la verità è che è più simile ogni cinque minuti. Una risposta automatica mi riporta in pole position, così posso assegnare determinati tempi per rispondere a qualunque messaggio sembri importante o non rispondere affatto.
15 Smetti di rispondere a tutte le email che ricevi
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A meno che tu non lavori nel servizio clienti, rispondere alle e-mail non fa parte della descrizione del tuo lavoro. I risponditori automatici forniscono un periodo di raffreddamento incorporato per la tua casella di posta in arrivo: inspira profondamente nella sala respiratoria che ti dà e sarai meno ansioso di ignorare semplicemente un messaggio o due.
16 Puoi usarlo a tuo vantaggio
Se sei riflessivo, può essere un buon strumento promozionale: includi un hotlink (come questo) per qualsiasi progetto recente che hai completato sul rimbalzo e ti sei guadagnato PR gratuito e automatizzato.
17 Perché qual è il peggio che può succedere?
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In un'era tormentata dalla pesca a traina, siamo diventati schizzinosi riguardo all'assertività semplice e senza fronzoli. Una semplice nota che dice "Abbi pazienza con me perché la mia casella di posta è sovraccarica e ti ricontatterò appena posso", è rinfrescantemente diretta.
18 Impari a lasciare che le tue e-mail lavorino per te
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Ho scoperto che l'aggiunta di una frase che dice "Se si tratta di una richiesta di assistenza o di un articolo, sono immensamente grato per la tua e-mail; non è necessario dare seguito, poiché tornerò sicuramente da te se voglio chattare di più ". Quella risposta predefinita ridurrà probabilmente del 20% il numero di email a cui devi persino rispondere.
19 Sarai unico
A giudicare dalle reazioni che ricevo, non molte persone lo fanno.
20 Avrai un grande impulso dell'ego
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Quella risposta automatica sta tacitamente telegrafando ai tuoi corrispondenti: "Sono solo un po 'più importante di te."
Quindi fallo e possederlo.
