Giorni di vacanza. Giorni di malattia. Giorni personali. Vacanze. Con grande dispiacere del tuo capo, questa è l'inevitabilità dell'equilibrio tra lavoro e vita privata: passerai un po 'di tempo lontano dalla tua scrivania e sarà più di una semplice pausa pranzo. E per i milioni di impiegati là fuori, una cosa è assolutamente essenziale per quei giorni in cui non sei incatenato alla tastiera: il messaggio fuori sede.
Ora, creare il perfetto messaggio fuori sede è un'arte tanto quanto una scienza. Deve essere professionale ma di bell'aspetto, conciso ma informativo, schietto ma educato. "La chiave è chiarire le seguenti cinque cose", afferma Jane Scudder, una vita certificata, leadership e coach di carriera, e un professore alla business school della Loyola University di Chicago. "Quando sei fuori; quando ritorni; se stai controllando le e-mail o no; se sei disponibile via telefono o no; e chi contattare in assenza." Dopodiché, dice "Il resto è solo stile!"
Con questo in mente, ecco il suo formato consigliato che funzionerebbe per ogni situazione:
Grazie per la tua email. Sono OOO da mercoledì 15 novembre a venerdì 17 novembre senza accesso alla posta elettronica. Se questo è urgente, si prega di contattare al. Altrimenti, risponderò a tutti i messaggi al mio ritorno .
Come puoi vedere, non è necessario dire perché sei fuori; non sono affari di nessuno ma sono tuoi e, a seconda delle circostanze, del tuo capo. Scudder è anche sicuro che denotare la disponibilità del tuo telefono o e-mail è facoltativo, ma che va bene "indicare che effettuerai un controllo intermittente". Potresti anche notare che è "tutti i messaggi" e non "il tuo messaggio". Mentre può essere allettante personalizzare il tuo messaggio fuori sede, l'utilizzo di "tutti i messaggi" fornirà al destinatario un sottile promemoria che, ehi, stai analizzando un sacco di e-mail, potrebbe richiedere del tempo per rispondere.
Infine, una nota sulle date. C'è un disaccordo colloquiale sul significato dell'intervallo di date nel tuo messaggio: la seconda data indica che stai tornando in quel giorno o che è l' ultimo giorno in cui sarai fuori? Su questo, Scudder è fermo: indica l'ultimo giorno in cui sarai fuori.
Alcune regole aggiuntive da tenere a mente: se il tuo tempo libero dura un fine settimana e tornerai alla routine di lunedì, non c'è bisogno di elencare la domenica precedente sul tuo messaggio fuori sede; la maggior parte delle persone non lavora nei fine settimana, quindi il venerdì precedente va bene. Ma, se torni un giorno dopo nella settimana, assicurati di includere il fine settimana nel tuo spazio temporale, in questo modo: da mercoledì 15 novembre a martedì 21 novembre .
Ora che hai imparato a scrivere un messaggio fuori sede, leggi perché dovresti prendere in considerazione l'idea di lasciarlo sempre attivo, da qualcuno che lo lascia permanentemente.
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Ari Notis Ari è un editore senior, specializzato in notizie e cultura.