Quando Chris Flint ha ottenuto il suo primo incarico dirigenziale, come responsabile dello sviluppo delle filiali presso Securities America, ha immediatamente istituito una riunione settimanale dello staff. E perchè no? Flint teneva d'occhio l'ufficio d'angolo e tenere d'occhio la produttività della sua squadra era essenziale per arrivarci. "Sfortunatamente, non era questo il modo di farlo", ride Flint, che alla fine giunse alla stessa conclusione dell'umorista Dave Barry - che gli incontri sono come i funerali: "Hai un raduno di persone che indossano abiti scomodi e preferiscono essere da qualche altra parte. La differenza principale è che la maggior parte dei funerali ha uno scopo preciso ".
Per essere sicuri, Microsoft ha intervistato 38.000 dirigenti in tutto il mondo e ha trovato consenso. Oltre i due terzi ritengono che le riunioni siano improduttive e inefficaci. Flint risolse il suo problema suddividendo l'ora di aggiornamento settimanale in brevi sessioni con singoli dipendenti. Ecco come massimizzare le assemblee del personale. E se ti trovi dall'altra parte, come un partecipante e non come un capo, ecco 14 modi per conquistare il tuo prossimo incontro - e magari finire tu stesso sulla sedia del capo.
1 partecipazione al limite
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Applica lo stesso principio alle riunioni che fai per imballare le valigie: più cerchi di adattarti, più diventano ingombranti. Come regola generale, includere i partecipanti (decisori e responsabili delle attività chiave), non osservatori (personale non essenziale), afferma Death by Meeting: A Leadership Fable… Informazioni sulla risoluzione del problema più doloroso dell'autore Patrick Lencioni.
2 Crea un ordine del giorno
La disorganizzazione è la più grande lamentela tra i lavoratori che partecipano alle riunioni di lavoro, secondo un sondaggio di Opinion Research USA. Oltre a elencare gli argomenti da trattare, assegna a ciascun articolo un limite di tempo. "Ciò manterrà il dialogo in corso", afferma Lencioni, che consiglia anche di lasciare che il personale stabilisca l'ordine del giorno. "Se sanno che l'incontro sarà rilevante per loro, non vedranno l'ora."
3 Inject Some Some Drama
Buoni incontri, come buoni film, catturano il pubblico nei primi minuti. Sia che spieghi le conseguenze dell'eccessiva spesa dipartimentale o come la concorrenza stia intensificando il suo gioco, "è fondamentale che le persone sappiano cosa è in gioco", afferma Lencioni. E usa il linguaggio del tuo corpo per comunicare il punto: questo è uno dei quattro modi per diventare immediatamente un capo migliore.
4 Resta in pista
Idealmente, la tua agenda si comporterà come un navigatore GPS, impedendo a chiunque di deviare dalla rotta. In caso contrario, incoraggia le persone a parlare nei titoli, offrendo prima delle conclusioni e poi supportandole con fatti o dettagli. Inoltre, crea un elenco non all'ordine del giorno per gli argomenti non consentiti durante la riunione.
5 follow-up
Quando vengono prese le decisioni, fissare immediatamente le scadenze per la loro esecuzione. "Uno dei motivi per cui le persone trovano distruttive le riunioni è che non vedono risultati", afferma Lencioni. "Il tuo compito è mostrare loro che le riunioni sono il modo in cui le cose vengono fatte".
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