Di tutte le cose che causano una quantità ridicola di stress nella vita, l'e-mail è sicuramente un grosso problema. E considerando che uno studio ha rilevato che il 28 percento della settimana lavorativa media è dedicato alla lettura e alla risposta alle e-mail, è sicuramente qualcosa che vale la pena provare a capire come gestire meglio. Che si tratti di e-mail a tarda notte dal tuo capo che ti stanno guidando verso il muro o solo della semplice quantità di e-mail che intasano la tua casella di posta in generale, ecco 27 modi in cui puoi iniziare a essere un utente di posta elettronica senza stress in questo momento. E per altri modi per dominare quest'arte a cui tutti siamo abituati ogni giorno, vedi i 17 hack di e-mail Genius che miglioreranno la tua vita.
1 Annulla l'iscrizione. Annulla l'iscrizione. Annulla l'iscrizione.
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Ricevi già un sacco di e-mail da persone che conosci, quindi tutte le e-mail che arrivano da negozi, pubblicazioni online e altri luoghi casuali non fanno che ingombrare ancora di più la tua casella di posta. Passa attraverso e annulla l'iscrizione ai luoghi che non ti interessano. E se ce ne sono troppi da gestire da soli, utilizza un servizio come Unroll.me che può aiutarti a liberare la posta in arrivo di centinaia di abbonamenti stressanti in pochi minuti.
2 Resta offline durante le vacanze.
Vacanze significa non dover ricevere una sola richiesta dal tuo, anche in forma di e-mail. Allora perché controlli ancora durante il tuo tempo libero? Nel momento in cui parti per il tuo viaggio, attiva un messaggio fuori sede per chiunque mandi qualcosa a modo tuo e non ti azzardi a pensare al check-in. Certo, i manager non sono esattamente i migliori nel dare personale ai loro dipendenti spazio quando sono fuori orario, ma hai tutto il diritto di goderti la tua e-mail libera e senza stress. Disintossicazione digitale, eccoti. E per modi più sorprendenti per sfruttare al meglio la tua e-mail, dai un'occhiata ai 15 modi in cui stai scrivendo email sbagliate.
3 Vai a carta e penna.
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A volte essere un utente di posta elettronica privo di stress significa allontanarsi dalla tecnologia e prendere buona carta e penna. Secondo una ricerca condotta presso la Harvard Business School, annotare un "elenco di risposte" su quali e-mail in arrivo è necessario indirizzare può aiutarti a superarle in modo più efficace. Una volta che hai creato la tua lista, rispondi a ciò che effettivamente deve essere risposto e dimentica il resto.
4 Utilizzare la funzione "Risposta intelligente" di Gmail.
5 Limitare la posta elettronica a un dispositivo.
In questi giorni, hai accesso alla tua e-mail ovunque ti giri: il tuo laptop, il tuo telefono, il tuo tablet e il tuo smartwatch (se, sai, ne hai uno). Sì, sono molte le notifiche. Un sondaggio del Future Work Center ha rilevato che coloro che hanno ricevuto e-mail sui propri dispositivi presentavano livelli di stress più elevati: sono troppi i dati che una persona può gestire e rimanere sana di mente. Invece, prova a controllare la tua e-mail su un solo dispositivo, non tutti. E per altri modi per dominare questa arte di tutti i giorni, non perdere le 15 e-mail di Cold Open Business che ti distinguono.
6 Controlla la tua e-mail solo in determinati orari.
7 E sicuramente non controllarlo al mattino o alla sera.
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La tecnologia consente alle persone di lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, se lo desiderano: non devi mai spegnere. Tuttavia, è sicuramente una buona cosa mantenere libere e-mail parti della tua giornata. Secondo la gente del Future Work Center, i partecipanti al sondaggio hanno detto che controllare i loro messaggi al mattino o più tardi di notte ha aumentato i livelli di stress. E come può non farlo? Stai vedendo cose che provocano solo una maggiore pressione da parte del tuo capo, dei tuoi conoscenti e di tutti gli altri nella tua vita. Spegnendo, ti darai finalmente la possibilità di rigenerarti.
8 Compilare il campo "a" per ultimo.
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Quante volte hai inviato un'email prima di essere pronta a inviarla? O hai capito di aver fatto un errore dopo aver toccato quel pulsante? Come chiunque può attestare, non è una bella sensazione. Gmail ha una funzione "Annulla" che ti consente, per un breve periodo, di "annullare l'invio" di e-mail, ma c'è un modo semplice per evitare qualsiasi inconveniente in primo luogo. Fino a quando la tua e-mail non viene letta e pronta per l'uso, lascia vuoto il campo "A". Quindi, quando sei pronto per l'invio, puoi digitare il nome del destinatario e ottenere la tua e-mail senza che qualcosa vada storto.
9 Non lasciare la tua e-mail aperta tutto il giorno.
Se sei il tipo di persona che ha sempre aperto la posta elettronica e viene costantemente distratto dai miei messaggi in arrivo, interrompi immediatamente questa abitudine. Secondo i dati del sondaggio del Future Work Center, coloro che guardano la loro e-mail tutto il giorno hanno subito più pressione da tali e-mail. Quindi mantieni i check-in al minimo per ridurre lo stress.
10 Passa attraverso la tua casella di posta in ordine.
È comune passare in rassegna la tua posta alla ricerca delle e-mail più prioritarie a cui rispondere prima, ma secondo lo scrittore Brian Christian, finirà per essere solo un enorme perditempo. Invece, dice di iniziare dall'alto, poi di scendere, decidendo cosa bisogna rispondere e cosa no fino a quando non si arriva fino in fondo.
11 Impostare un arresto duro.
Dire che non controllerai l'e-mail di notte potrebbe funzionare, ma sai cosa funziona ancora meglio? Impostando un tempo di interruzione effettivo, non è più possibile eseguire la scansione della posta in arrivo. Invece di lasciare la regola così aperta, avere un momento esatto per chiudere e godersi la serata senza e-mail fa una grande differenza nei livelli di stress. E per altri modi per destituire e declinare la tecnologia, impara i 20 modi Genius per ammazzare il tempo senza uno smartphone.
12 notifiche di silenzio.
Non importa quante volte hai impostato per controllare la tua e-mail durante il giorno, non dovresti mai avere quelle notifiche. Cerchiamo di essere reali: vedere spuntare quei ping ti innegabilmente ti stresserà ancora. Basta spegnerli e mantenere il desktop e il telefono un po 'più silenziosi fa la differenza per il tuo benessere.
13 Mantieni la posta in arrivo pulita e organizzata.
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Proprio come se avessi mantenuto pulito il tuo spazio di lavoro, anche tu vuoi mantenere in ordine la tua casella di posta. Secondo una ricerca condotta presso l'Università del Michigan, un modo per aiutare a gestire lo stress della posta elettronica è quello di sfruttare alcuni degli organizzatori interni disponibili nella tua casella di posta. Crea cartelle per organizzare le e-mail in base alla categoria, etichetta e assegna le priorità alle e-mail e imposta i filtri per organizzare le e-mail non appena arrivano nella posta in arrivo.
14 Non leggere le e-mail durante il fine settimana.
Se non ti senti come se stessi lavorando durante il fine settimana se stai semplicemente tenendo sotto controllo su quali email stanno arrivando, ma facendo ciò, non ti stai permettendo di chiudere davvero e riaccendere la settimana a venire. Se la tentazione è sempre lì, elimina l'app Gmail dal telefono venerdì dopo il lavoro e rimettila lunedì. (Tempi disperati richiedono misure disperate.) Oppure, imposta un servizio che mette in pausa la posta in arrivo.
15 Metti in pausa la posta in arrivo.
Per mettere in pausa la posta in arrivo, utilizzare uno strumento come Posta in arrivo Pausa, che funziona sia per Gmail che per Outlook. Fondamentalmente, impedisce a qualsiasi nuova e-mail di entrare fino a quando non decidi di autorizzarlo di nuovo. Che sia durante il giorno in cui stai cercando di goderti i tuoi weekend, ti darà sicuramente un po 'di tranquillità.
16 Approfitta dei servizi organizzati per e-mail.
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Se solo guardando nella tua casella di posta ti fa sentire sopraffatto dalle centinaia di e-mail non aperte che non hai ancora ricevuto, usa un servizio come Sane Box. Ti aiuta a ripulire con la tua casella di posta e organizzare ciò che è lì, mettendo e-mail importanti dove puoi vederle, inviando e-mail di distrazione in una cartella che puoi visualizzare in seguito e mettendo newsletter e abbonamenti in un unico posto. Fondamentalmente, diventerà la tua migliore amica dello stress. E per ulteriori modi per ottenere da sotto la pistola antistress, impara i 20 modi in cui i social media ci stressano.
17 Ordina la tua casella di posta tramite app.
Uno dei modi più semplici per organizzare la tua casella di posta è farlo tramite Sortd, che ti consente di disporre tutto fianco a fianco. Con la tua casella di posta a sinistra e gli elenchi di categorie a destra, puoi trascinare le e-mail in diverse sezioni personalizzabili, come "fare" e "completare", così puoi ottenere una visualizzazione meno stressante nella tua casella di posta.
18 Non dormire su BCC.
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Sei mai stato catturato in una rete di e-mail con cui non volevi assolutamente avere nulla a che fare? A volte, se fai un'introduzione tra due persone, finisci sul loro filo per la vita e continui a ricevere commenti su cose che non ti riguardano affatto. Se sei mai una delle persone avanti e indietro, risparmia un po 'di stress alla terza ruota e spostale su BCC, la "copia carbone nascosta", dopo l'introduzione. E se sei quello coinvolto nella follia, chiedi se le altre persone del gruppo possono aggiungerti a BCC per tenerti fuori dal giro.
19 Parla con il tuo capo.
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Se non sapere quali sono le aspettative che il tuo capo ha nel rispondere alle e-mail dopo ore ti sta stressando, fai una chiacchierata con loro su ciò che stanno cercando nei tempi di risposta, affermano i ricercatori della Michigan State University. Si spera che apprezzino l'equilibrio tra vita professionale e vita privata e non si aspettano che tu ti ritorni a parlare di cose a tarda notte o nei fine settimana, permettendoti di rilassarti completamente quando sei fuori servizio. E se vuoi assicurarti che il convo vada a gonfie vele, preparati disossando nei 15 Segni che il tuo capo è uno psicopatico.
20 Fai una "vacanza via email".
A volte può essere davvero difficile fare le cose solo sapendo che la tua e-mail è lì in attesa che tu le analizzi. Se hai bisogno di tempo ininterrotto per lavorare su un progetto, informa il tuo team che stai per fare una vacanza via e-mail, disconnettendoti per mezza giornata per concentrarti e portare a termine il tuo lavoro, suggerisci i ricercatori dell'Università del Michigan.
21 Mantieni le cose organizzate entro la scadenza.
22 Usa la regola dei 3 secondi
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No, questa regola non ha nulla a che fare con il cibo che è caduto sul pavimento. Secondo John M. Grohol, Psy.D., le persone perdono molto tempo a cercare di capire cosa fare con determinate e-mail. Invece, tale processo non dovrebbe richiedere più di tre secondi. Per mantenere bassi i livelli di stress, decidi rapidamente se vuoi rispondere, eliminare, archiviare o salvare un'e-mail per dopo. Potrebbe sembrare una decisione affrettata, ma ti aiuterà a scavare nella tua casella di posta molto più rapidamente.
23 Utilizzare la funzione di pianificazione.
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A volte, quando qualcosa non è urgente, non hai voglia di inviare immediatamente e-mail al riguardo. Invece, sbarazzati di un po 'di stress scrivendolo e programmandolo per inviarlo qualche giorno dopo, consiglia gente della Harvard Business School. In questo modo, te lo togli dal petto ma hai ancora del tempo prima che tu debba affrontarlo di nuovo.
24 Modifica le e-mail "non lette" in "leggi" in blocco
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Una volta che hai colpito un certo numero di e-mail non lette, non c'è più modo di tornare indietro: non riuscirai mai a farti strada attraverso tutte, e in tutta onestà, probabilmente ti sei già indirizzato a quelle che erano super importanti comunque. Per ridurre lo stress derivante dalla visualizzazione quotidiana di "3.478 email non lette", modificale per leggerle in blocco. Ogni sistema di posta elettronica è diverso, ma il processo è generalmente piuttosto semplice. (Puoi eliminarli anche in blocco, ma potrebbe essere ancora più stressante sapere che sono solo… spariti.)
25 Mantenere una divisione lavoro-personale.
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È difficile tenere le cose a posto quando hai il tuo lavoro e le e-mail personali in un unico posto. Secondo l'esperta di produttività Paula Rizzo, ecco perché dovresti fare del tuo meglio per tenerli separati. "In questo modo ti troverai in diverse mentalità quando guardi attraverso ognuna di esse. Rende molto più facile la gestione quando conosci i tipi di e-mail che vedrai prima ancora di aprire la tua casella di posta. Rende anche le priorità molto più facili, " lei dice.
26 Sentiti libero di ignorare determinate e-mail.
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Potrebbe sembrare spaventoso ignorare le e-mail, ma crederci o no, non è necessario rispondere a tutto. Se lo prendi dai ricercatori della Harvard Business School, è un modo semplice per eliminare lo stress: se qualcosa è così importante, è qualcosa che tornerà di nuovo.
27 Non risolvere i conflitti tramite e-mail.
Duellarlo via e-mail potrebbe sembrare molto meglio che farlo faccia a faccia, ma non finisce mai bene. Secondo una ricerca dell'Università del Michigan, è una cattiva idea risolvere i conflitti nella tua casella di posta e alla fine ti causerà solo più stress. Invece, incontrati di persona o chiamali per gestire le cose in modo più efficace. E per un'incredibile saggezza in ufficio, impara i 60 migliori hack di produttività in 60 secondi.
