Quando si tratta di e-mail, potresti pensare di sapere tutto quello che c'è da sapere. Dopo tutto, molti di noi inviano e ricevono in media 121 e - mail al giorno , secondo la società di ricerche di mercato tecnologiche The Radicati Group. Ma anche se probabilmente trascorri una parte significativa di ogni giorno lavorando duramente nella tua casella di posta, potresti comunque imparare qualcosa o due. In realtà, ci sono un sacco di regole di etichetta e-mail che sfuggono regolarmente a te e molte altre persone nella tua lista di contatti. Vuoi essere sicuro di essere educato elettronicamente? Ecco le 17 regole d'oro dell'e-mail che probabilmente non conoscevi, ma che devi conoscere.
1 Rispondi al momento in cui ricevi un'email, anche se hai bisogno di più tempo.
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Nessuno apprezza ricevere una risposta a una e-mail settimane dopo averla inviata. In effetti, un sondaggio del 2018 condotto dalla società di consulenza Toister Performance Solutions ha rivelato che il 41% delle persone si aspettava una risposta via e-mail dai propri colleghi in meno di un'ora. (Inizia subito a redigere le note di scuse al tuo reparto contabilità!)
Naturalmente, alcune risposte via e-mail ti chiedono di masticare i tuoi pensieri e di redigere un messaggio misurato. In questi casi, la soluzione è semplice: rispondi in pochi minuti per far sapere al mittente che hai ricevuto il messaggio, ma hai bisogno di un po 'più di tempo per sistemare le cose. In questo modo, sanno che hai preso in considerazione la loro e-mail e non li stai semplicemente ignorando.
2 Usare "Rispondi a tutti" con cautela.
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C'è una differenza cruciale tra le opzioni "Rispondi" e "Rispondi a tutti". Eppure, molti utenti di posta elettronica sfortunatamente non se ne rendono conto. Nel caso in cui tu sia uno di loro, sappi che quando scegli quest'ultimo, ogni destinatario che era in CC sul messaggio originale riceve la tua risposta e, il più delle volte, non è necessario inondare le caselle di posta di tutti.
Questi messaggi di massa non necessari sono un tale flagello, c'è un termine colloquiale per descriverli: "Rispondi a Allpocalypse". Quindi, la prossima volta che risponderai a un'e-mail di massa, considera chi ha davvero bisogno di leggere la tua risposta: l'intera azienda o solo il mittente originale?
3 Se vuoi una risposta da qualcuno, non CC.
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Quando controlli qualcuno su un messaggio di posta elettronica, il che significa che li stai copiando "carbone", in genere indica che vuoi mantenerli collegati durante la conversazione, ma non stai necessariamente cercando una risposta da loro. E, come avverte l'addestratore Dannielle Walz, l'uso improprio dell'opzione CC può portare a problemi di comunicazione.
"Inserendo i tuoi colleghi in molte e-mail, possono iniziare a smettere di vedere le tue e-mail come importanti e possono inserirle direttamente in una" cartella di riferimento "o" leggere la cartella successiva "", ha scritto in un post di LinkedIn. "Ciò potrebbe comportare la perdita di informazioni importanti in futuro."
Quindi, se ti aspetti una risposta da qualcuno, inserisci il suo indirizzo e-mail nel campo "A" e usa la funzione "CC" con parsimonia.
4 Capire quando e quando non utilizzare BCC.
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Il campo BCC è ancora più complicato, eludendo costantemente anche gli utenti di posta elettronica più esperti. Ma suddividiamolo: BCC sta per "copia carbone nascosta", quindi, sebbene sia simile a CC-ing, BCC-ing non mostra l'e-mail di quella persona ad altri destinatari, il che significa che nessun altro nella catena vedrà che tu li ha inclusi.
Quindi, quando va bene usare BCC? La rivista Hillel Fuld of Inc. afferma che è strettamente per e-mail di massa o quando qualcuno ti presenta via e-mail a qualcun altro.
"In tutti gli altri casi, quando invii un'email a qualcuno e fai BCC a qualcun altro, sei disonesto, piaccia o no", osserva Fuld. "Stai inviando un'e-mail alla persona X e senza che lui lo sappia, lasciando che la persona Y ascolti la tua conversazione. La persona X non ha idea che qualcun altro stia leggendo questa e-mail, quando in realtà l'hai inviata di nascosto anche a qualcun altro."
5 Usa i punti esclamativi con parsimonia.
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È facile lanciare un punto esclamativo nelle tue e-mail qua e là, ma cerca di non prendere l'abitudine. Mentre sono storicamente utilizzati per indicare l'eccitazione, in un'e-mail, i punti esclamativi possono essere facilmente scambiati per falsità o aggressività passiva.
"L'uso del punto esclamativo non necessario nell'email può facilmente distruggere il significato sottostante del tuo testo", spiega Anna Verasai su Digest delle risorse umane . "Usalo solo quando hai bisogno di enfatizzare qualcosa che è importante. Pensa a come il tuo lettore potrebbe interpretare il messaggio quando lo leggono."
6 Sii cauto con il tuo uso dell'umorismo.
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Di tanto in tanto tutti amano una buona battuta, ma poiché il tono può essere frainteso quando non corrisponde di persona, è meglio lasciare le battute fuori dalle e-mail. "Prenota l'umorismo per una telefonata o di persona", ha scritto il professore di scrittura aziendale, David Silverman, nella Harvard Business Review . "In questo modo, quando c'è un silenzio sbalordito dall'altra parte della linea o dall'altra parte del tavolo della conferenza, potrei dire:" Penso che potresti non rendertene conto di quanto mi considero divertente e, dato ciò, io credo che mi fermerò adesso. ""
Ma seriamente: uno studio fondamentale del 2005 pubblicato sul Journal of Personality and Social Psychology ha rivelato che, mentre i mittenti prevedevano che i loro destinatari potevano decifrare accuratamente il loro tono l'80% delle volte, i destinatari erano effettivamente in grado di leggere con precisione solo il 56% del tono tempo.
7 Salta il gergo.
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Con l'ascesa della messaggistica istantanea, le forme abbreviate della lingua inglese sono diventate più ampiamente utilizzate, come "u" per "te" o "vuoi" invece di "volere". Ma, proprio come l'umorismo non si attacca spesso quando si tratta di e-mail, il gergo è un no-go simile. Secondo un sondaggio di OnePoll, il 37% delle persone ha ritenuto inaccettabile l'utilizzo del gergo sul posto di lavoro e il 55% ha dichiarato di saltare il "lol" quando si tratta di inviare un'e-mail al proprio capo.
8 Prestare attenzione alla riga dell'oggetto.
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Le righe dell'oggetto sono semplici, ma necessarie. E poiché la maggior parte delle e-mail viene letta su dispositivi mobili, il 55 percento, secondo la società di recapito della posta elettronica Return Path, è importante inchiodarli. Le linee tematiche brevi, concise e dirette sono le migliori. Lo scopo della tua e-mail dovrebbe essere chiaramente indicato e dovresti limitarlo a cinque o meno parole, perché i dispositivi mobili interrompono qualsiasi parola dopo.
9 Includi una firma.
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Hai mai ricevuto un'e-mail da qualcuno e ti chiedevi "Di chi è questo?" Sebbene l'indirizzo del mittente possa fornirti alcuni indizi su chi siano, a volte non è sufficiente. Una firma alla fine della tua e-mail può informare immediatamente il destinatario di chi sei, cosa fai e come possono contattarti ulteriormente.
Le persone dell'agenzia di marketing integrata Ocreative affermano che avere una casella di firma e-mail è "come consegnare a una persona un biglietto da visita ogni volta che si invia un'e-mail". Se non ne hai ancora uno, aggiungi una firma che includa il tuo nome completo, posizione, numero di telefono, e-mail, sito Web e un logo aziendale.
10 Ricordati di KISS (mantienilo breve e semplice).
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Il metodo KISS è qualcosa che alla maggior parte di noi è stato insegnato nella scuola elementare, ma ciò non significa che sia meno necessario in seguito nella vita. Boomerang, un'app per la produttività della posta elettronica, ha ricercato i metodi chiave per ottenere più risposte alla posta elettronica. Il loro più grande asporto? È meglio scrivere come se avessi otto anni.
La loro ricerca ha scoperto che le e-mail scritte a livello di lettura di terza elementare avevano il 36% in più di probabilità di risposta rispetto a quelle scritte a livello di lettura universitaria.
11 Prestare attenzione agli allegati.
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Gli allegati a volte sono una parte necessaria del processo di posta elettronica, ma dovresti sapere bene come usarli prima di allegarli con abbandono. Nelle lunghe catene di e-mail, a volte possono passare inosservate o trascurate e anche gli allegati imprevisti tendono a non essere aperti perché i destinatari sono diffidenti nei confronti dei virus elettronici.
La soluzione migliore è chiamare i tuoi allegati nel corpo della tua e-mail. Grammarly afferma che il modo migliore per informare il destinatario degli allegati è quello di includere un messaggio alla fine della tua e-mail che dica qualcosa sulla falsariga di "Ho allegato" o "Fare riferimento all'allegato per maggiori dettagli".
12 Standardizza il tuo carattere.
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Mentre giocare con stili e colori dei caratteri può essere divertente, non c'è posto per Comic Sans rosa brillante nel mondo professionale. A quanto pare, l'uso dei caratteri è estremamente importante quando si tratta di comunicazione digitale, secondo Colin Wheildon, autore di Type & Layout: Stai comunicando o stai semplicemente creando forme graziose? "È possibile spazzare via i tre quarti dei nostri lettori semplicemente scegliendo il tipo sbagliato", ha detto a American Writers & Artists.
Quindi a quali caratteri dovresti attenerti quando si tratta di e-mail? MageMail consiglia Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS o Arial.
13 Correggi tutto.
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Quando scrivi un'email, è probabile che tu commetta un errore; dopo tutto, sei solo umano. Tuttavia, gli errori non vengono spesso guardati oltre quando si tratta di e-mail di lavoro. In un sondaggio grammaticale di quasi 2.000 intervistati, il 67 percento ha affermato che non era corretto fare errori di battitura nelle e-mail, mentre solo il 6 percento riteneva che fosse un errore accettabile.
14 Immettere l'ultimo indirizzo e-mail.
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Il modo più semplice per assicurarti di non inviare un'e-mail prima che sia pronta o prima che sia stata cancellata da errori di battitura? Attendi che tutto sia in perfetta forma prima di inserire l'indirizzo e-mail del destinatario. Come sai, fare errori di posta elettronica è uno dei più facili modi per fare un'impressione sbagliata.
"Il problema non è solo la professionalità", ha dichiarato Karen Kessler, presidente di Evergreen Partners, a Forbes . "Ciò che è in gioco è la reputazione del dipendente e dell'azienda o dell'organizzazione. Abbiamo visto decisioni sbagliate via e-mail portare a conseguenze negative per il dipendente - licenziamento - e anche per l'organizzazione - contenzioso".
15 E controlla tre volte il nome del destinatario.
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Un grosso errore che dovresti evitare è sillabare il nome del destinatario errato, quindi assicurati di controllare tre volte prima di premere invio. Molte persone vedono l'atto di scrivere male un nome come pigro e sconsiderato, specialmente quando l'ortografia corretta è nell'indirizzo email. Cosa dovresti fare se commetti questo errore accidentalmente? Kathryn Shanley, proprietaria di My Red Pen Editing, afferma che le scuse immediate sono la chiave per mantenere la tua credibilità.
16 Per le attività professionali, utilizzare un indirizzo e-mail professionale.
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Mentre un indirizzo e-mail personale può essere utilizzato quando corrisponde ad amici o familiari, tenerlo fuori dal regno professionale. Ciò è particolarmente importante in una situazione consumatore-venditore. Un sondaggio GoDaddy del 2016 su 1.000 americani ha rivelato che il 75 percento ritiene che avere un'e-mail professionale sia un fattore importante nella fiducia in un business online e il 33 percento dubiterebbe della legittimità di un venditore se usasse un indirizzo e-mail personale.
"Non dimenticherai mai una prima impressione, né nella vita reale né online, " ha dichiarato in una nota il responsabile del prodotto GoDaddy, Steven Aldrich. "Spesso la tua prima interazione diretta con un cliente avviene tramite e-mail e quindi l'aspetto professionale in questo contesto è estremamente importante."
17 Ricorda che qualsiasi cosa può essere condivisa.
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Che si tratti di inoltro, BCC-ing o semplicemente lampeggiante il telefono in faccia a qualcuno, è importante ricordare che tutto ciò che scrivi in un'e-mail può essere visto da qualcuno diverso dal destinatario previsto. Pertanto, tutte le comunicazioni elettroniche devono essere professionali e prive di rischi. Dopotutto, le e-mail possono anche essere ammissibili in tribunale, quindi è meglio non inviare mai nulla che possa essere usato contro di te in seguito. E per altri modi per migliorare la tua vita lavorativa, dai un'occhiata ai 25 trucchi Genius per lavorare in modo più intelligente e non più difficile.
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Kali Coleman Kali è assistente al montaggio di Best Life.