Sei punti-tre. Ecco quante ore, secondo un recente studio commissionato dal colosso tecnologico Adobe, che gli americani trascorrono, in media, a rispondere alle e-mail ogni singolo giorno. Detto in altro modo: trascorri un intero terzo della tua vita da sveglio incollato alla tua casella di posta, rispondendo a thread di messaggi che, francamente, potrebbero essere cancellati in una chat IRL di cinque minuti. Qualcosa deve dare.
Per fortuna, ottenere quel qualcosa da dare è, in molti casi, facile come premere un pulsante. Implementando una serie di tattiche collaudate, puoi ridurre a zero le tue ore trascorse via e-mail. Basti pensare: quanto tempo risparmieresti se non dovessi scaricare di nuovo manualmente un allegato? O se potessi recuperare un'e-mail spedita in fretta dall'etere, risparmiando il tempo (e il panico!) Trascorsi a scrivere un'e-mail "Mi dispiace, non volevo mandare quella"?
Sì, tutto questo jujitsu su Internet è possibile. Di seguito abbiamo messo insieme i 17 migliori hack e-mail per risparmiare tempo, migliorare la vita e aumentare l'efficienza. Quindi continuate a leggere, perché quella in arrivo zero in arrivo attende. E per altri modi per sfruttare al massimo le tue 6.3 ore, non perdere 15 e-mail di Cold Open Business che ti distinguono.
1 Annullare l'iscrizione in modo massiccio.
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È una buona scommessa che la tua casella di posta sia ingombra come un dormitorio senior durante le finali. È anche una buona scommessa che la maggior parte di quel disordine sia dovuta a e-mail giornaliere o settimanali da rivenditori, organizzazioni e altre newsletter che potresti aver sottoscritto nel corso degli anni. Usando Unroll.me, puoi rintracciare tutti gli elenchi in cui potresti trovarti e annullare l'iscrizione a quelli da cui non desideri più ricevere informazioni. In effetti, un editor di Best Life è stato in grado di utilizzare Unroll.me per individuare 135 abbonamenti straordinari. Quanti ne presenterai? E di quanti potresti fare a meno?
2 Attiva le scorciatoie da tastiera.
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Conosciamo tutti le scorciatoie da tastiera di base. (Comando- A : seleziona tutto. Comando- C : copia. Comando- P : incolla. Ecc.) Ma gli utenti di Gmail hanno la possibilità di attivare una serie avanzata di scorciatoie. Innanzitutto, vai alle impostazioni. Fai clic sulla scheda generale. A metà strada vedrai un'opzione di scorciatoie da tastiera, disattivata per impostazione predefinita. Attivalo e otterrai l'accesso a questi semplici tasti:
- C : avvia un nuovo messaggio
- Maiusc- C : avvia un nuovo messaggio in una nuova finestra
- D : avvia un nuovo messaggio in una nuova scheda
- F : inoltra un messaggio
- #: elimina un messaggio
- Maiusc- I : contrassegna un messaggio come letto
- Maiusc- U : contrassegna un messaggio come non letto
- Comando- S : salva un messaggio
3 E poi automatizzali.
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Se hai problemi a memorizzare questo compendio di scorciatoie da tastiera, Keyrocket, un plug-in di Google Chrome, ti ricorderà durante la digitazione. (Non invasivamente, ovviamente.) E per altri modi per diventare una macchina per la produttività, impara i 15 modi per raddoppiare la produttività in metà tempo.
4 Usa hashtag.
Sì, davvero, lo strumento organizzativo della firma dei social media funziona anche per la posta elettronica. Inserisci uno o due hashtag alla fine della tua firma, la parte dell'email che viene generalmente troncata, in modo che i destinatari non vedano né giudichino il tuo tag "#workhardplayhard" - per una facile ricerca. Digita l'hashtag nel campo di ricerca nella parte superiore della posta in arrivo e visualizzerai tutte le email codificate con esso.
5 Abilitare l'opzione "invio".
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Siamo stati tutti lì: redigi un'email, la mandi nell'etere e ti rendi immediatamente conto, oh no, che il messaggio non era pronto per l'invio. Si scopre che puoi riportare i tuoi messaggi dal limite installando un utile ritardo. Su Gmail, ad esempio, vai in Impostazioni, quindi Generale. Troverai il pulsante Annulla come quinta opzione. Accendilo. È possibile selezionare da un menu a discesa con intervalli di 10 secondi; detteranno quanto tempo hai prima che il tuo messaggio venga inviato per sempre.
6 Impostare questa funzione su 10 secondi.
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Un consiglio: se usi l'e-mail come servizio di messaggistica istantanea, ti consigliamo di impostare il pulsante Annulla su 10 secondi. In questo modo, le tue risposte non verranno inviate con un ritardo di mezzo minuto. No, 30 secondi non sembrano molto, ma diciamo così: se il tuo servizio di messaggistica istantanea di tua scelta (Slack, GChat, Facebook Messenger - qualunque cosa!) Conteneva tutti i messaggi in uscita per così tanto tempo, i tuoi contatti diventerebbero rapidamente irritati.
7 Oppure compila il campo "a" per ultimo.
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È una buona abitudine adottare, gente. (Vedi le due diapositive precedenti.)
8 Utilizzare questo segno di disattivazione.
"Per un'e-mail che inizia con un saluto di" ciao "o" ciao ", una chiusura come" migliore "sarebbe coerente", afferma Patricia Napier-Fitzpatrick, fondatrice e presidente della The Etiquette School di New York. "Il migliore", sebbene abusato, è una delle chiusure più sicure in generale, perché è inoffensivo e universalmente appropriato. " Proprio così: nonostante il suo uso eccessivo dilagante, "Best" è il modo migliore per firmare le tue e-mail.
9 E questa firma e-mail.
Almeno quando sei in viaggio, vorrai rinunciare a frasi fastidiose e carine ("Per favore, perdona qualsiasi errore di battitura." "Inviato dal mio processore da 1, 21 gigawatt." "Inviato dal mio iPhone: ti preghiamo di considerare l'ambiente prima di stampare ") al posto di qualcosa di semplice, elegante, diretto al punto:" Inviato dalla strada ". Secondo Ben Dattner, un allenatore esecutivo, controlla tutte quelle scatole mentre evoca anche un'atmosfera alla Kerouac. Non c'è da stupirsi che sia la firma per smartphone con un'unica e-mail che tutti dovrebbero avere.
10 E questo messaggio fuori sede.
Secondo Jane Scudder, professore alla scuola di economia della Loyala University di Chicago, quando compili un messaggio fuori sede, questo è il formato che dovresti seguire:
Grazie per la tua email. Sono OOO da martedì 12 giugno a venerdì 15 giugno senza accesso alla posta elettronica. Se questo è urgente, si prega di contattare al. Altrimenti, risponderò a tutti i messaggi al mio ritorno .
Per dettagli a livello di nitpick, come se terminare il messaggio nel tuo ultimo giorno di vacanza o il tuo primo giorno di ritorno, oppure se includere un numero di telefono, consulta semplicemente la nostra guida francamente troppo completa sulla questione.
11 Modifica la densità del display.
Gli utenti di Gmail possono scegliere tra tre diverse densità di visualizzazione per la loro casella di posta: comoda, accogliente e compatta. La densità di visualizzazione non influisce nient'altro che sulla quantità di spazio bianco presente tra ciascun messaggio nella visualizzazione della posta in arrivo. È poco più che una questione di preferenze, ma pensaci termini, beh, un termine. Comodo è come una spaziatura a doppia linea, dove accogliente è una spaziatura a linea singola e compatto è simile alla spaziatura a metà linea.
12 Non dimenticare di archiviare.
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Puoi eliminare le e-mail dalla tua casella di posta senza doverle eliminare completamente dall'esistenza tramite la cartella cestino. "Archiviando" i singoli messaggi, verranno immediatamente nascosti dalla posta in arrivo e da tutte le cartelle. Ma puoi ancora rintracciarli, se necessario, tramite la funzione di ricerca. Su Gmail, puoi archiviare istantaneamente i messaggi dopo averli aperti facendo clic sulla piccola "x" che appare accanto all'oggetto.
13 Seguire la regola dei due minuti.
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Sostenuta da esperti di produttività di ogni genere, la regola dei due minuti è un modo infallibile per affrontare lo stress legato alla posta elettronica. Ecco come funziona: se riesci a rispondere e a dimenticare un'e-mail in due minuti o meno, affrontala subito. In caso contrario, gettalo da parte per dopo.
14 Invia le tue risposte via email.
Per ridurre la quantità di tempo che passi incollato allo schermo catturato da scambi avanti e indietro che intorpidiscono la mente, designa i momenti della tua giornata come periodi di "risposta alle e-mail". (Forse è un'ora al mattino e 90 minuti al pomeriggio. Forse sono tre ore dopo pranzo. Qualunque cosa funzioni per te!) Quindi, rispondi alle e-mail solo in questi periodi di tempo, e mai al di fuori di esse.
15 Cap e-mail a 140 caratteri.
Sì, proprio come un Tweet (o almeno un Tweet di rivoluzione pre-280). Come ha consigliato Andrew Torba, CEO di Gab, il social network in un post Medium, è meglio mantenere le e-mail il più brevi possibile. "Vorrei aiutarti a risolvere il problema X. Y e Z mi hanno suggerito di connetterci. Sei libero di chattare?" Non è necessario alcun tipo di saluto floreale.
16 Imposta gli allegati per il download automatico.
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Se This, Then That (IFTTT), un'app di ottimizzazione della posta elettronica, può aiutarti a impostare una "lingua" specifica, per così dire, che taglierà un mucchio di slogan di tipo intermediario. Ad esempio: se un'e-mail in arrivo ha un allegato, IFTTT la scaricherà automaticamente su Google Drive.
17 Non rispondere alle e-mail dopo ore.
Non è un segreto che gli americani siano oberati di lavoro e, come ha rivelato lo studio di Adobe, gran parte di questo superlavoro deriva da frequenti e-mail. Ecco perché, all'inizio di quest'anno, i membri del consiglio di New York City hanno presentato un disegno di legge che renderebbe illegale per le aziende richiedere ai dipendenti di controllare le e-mail dopo l'orario di chiusura. (È ispirato a una legge attualmente in vigore in Francia, in cui le aziende con personale superiore ai 50 anni devono stabilire rigide linee guida sul lavoro fuori orario, oppure devono affrontare sanzioni finanziarie.)
Ari Notis Ari è un editore senior, specializzato in notizie e cultura.