Secondo uno studio di Workfront, un provider di gestione basato su cloud, il dipendente americano medio ha 199 e-mail non lette o non aperte nella propria casella di posta in qualsiasi momento. Se quella cifra suona alta, per fortuna, e se suona bassa, potrebbe essere il momento di dare una revisione completa al tuo stile di comunicazione. Ancora più importante, tuttavia, non deve essere così. Mentre la posta elettronica è ora diventata sinonimo di qualcosa di travolgente, dispendioso in termini di tempo e noioso, non è troppo tardi perché sia all'altezza della sua fatturazione come mezzo rapido, semplice e indolore per comunicare tra loro.
La chiave per gestire la tua casella di posta, insieme alla vigilanza, è conoscere i trucchi del commercio. Il fatto è che ci sono tutta una serie di strumenti di tutti i tipi che sono stati sviluppati nel corso degli anni da persone affette da e-mail che la pensano semplicemente cercando di uscire da sotto la loro posta non letta. Ma prima che tu possa avvalerti di questi trucchi, diventando una cintura nera in arrivo, devi imparare quali sono. Quindi, senza ulteriori indugi, abbiamo raccolto 17 dei trucchi più eleganti, senza fronzoli e molto necessari per aiutare ad affrontare le terre selvagge della tua casella di posta una volta per tutte.
1 Gioca a The Email Game.
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Il gioco e-mail è un gioco online che, dopo aver effettuato l'accesso al proprio account e-mail, rende divertente la gestione della posta in arrivo. In sostanza scorre ciclicamente le tue e-mail, chiedendoti di agire su ognuna mentre un timer fa clic, mantenendo il punteggio in base al numero di e-mail a cui rispondi immediatamente anziché riporlo per dopo. Sebbene il gioco possa essere messo in pausa, permettendoti di accedere alle tue e-mail in modo più sereno, è un ottimo modo per mettere un po 'di eccitazione e competizione in un compito altrimenti secco.
2 Semplifica con Sortd.
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Hai mai desiderato che il tuo account e-mail fosse più intelligente? Bene, Sortd è un po 'così. Oltre a posizionare i tuoi account di posta elettronica in una pagina Web più intuitiva, include anche funzionalità che ti aiutano a rimanere al top del tuo carico di lavoro. Questi includono promemoria, widget che aiutano a semplificare l'elenco delle cose da fare e persino una funzione di monitoraggio che ti consente di vedere quando i tuoi messaggi sono stati aperti. Inoltre, consente di condividere facilmente all'interno di un gruppo, rendendo più fluidi i progetti di gruppo.
3 Integra i tuoi indirizzi email.
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Hai mai desiderato diversificare gli account di posta elettronica, ad esempio creando un account sociale, aziendale e personale, ma preoccuparti che farlo cambierà l'ennesimo compito frustrante da affrontare? Non sei solo. Fortunatamente, Shift, un'applicazione scaricabile gratuitamente, ti consente di integrare tutti i tuoi indirizzi e-mail in una finestra elegante e di facile accesso, facilitando la commutazione tra loro come il clic del trackpad. Come bonus, integra anche la funzionalità di ricerca, il che significa che puoi guardare tutta la tua intera serie di comunicazioni contemporaneamente, particolarmente utile per quelle comunicazioni che si trovano al confine tra business e personale.
4 Annullare la firma.
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All'inizio dell'e-mail, il modulo era trattato in modo molto simile a una lettera fisica e includeva un saluto, un messaggio e una firma. Tuttavia, ora che tutti sono stati inondati di e-mail in un modo che sicuramente non sarebbe possibile con la posta fisica, le regole sono cambiate.
Per uno, una firma non è più necessaria. Possono ancora essere utilizzati per comunicazioni più formali e quando si presentano, ma per il resto non è necessario dedicare del tempo a decidere tra "Migliore" e "Caloroso". Per dirla semplicemente: siamo passati.
5 Ordinare i messaggi in base alla priorità.
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SaneBox è un altro software utile che, sebbene non gratuito (i piani partono da $ 59 per l'anno), potrebbe valerne la pena. In sostanza ti consente di ordinare le e-mail in base alla loro urgenza, tra cui "ora", "più tardi" e, per quelle note che non hanno mai bisogno di vedere la luce del giorno, "buco nero".
6 Implementare il metodo OHIO.
7 Mantenerlo conciso.
Vuoi ricevere le tue e-mail più velocemente? Prova a limitarti a un numero fisso di parole nella tua risposta. Mentre all'inizio può sembrare stonante, meno parole impieghi nelle tue comunicazioni, più tempo avrai a disposizione. Tuttavia, non indulgere nel tuo impulso a inserire parole di copertura come "forse" e "penso" per ammorbidire quello che all'inizio potrebbe sembrare un linguaggio brusco - farlo può farti sembrare meno autorevole.
8 Salva modelli di messaggi.
9 Svuota il cestino alla fine di ogni giorno.
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Svuotare la spazzatura può essere stressante, dopotutto, una volta sparita, è andata per sempre. Tuttavia, se un'e-mail è veramente urgente e la cestinate accidentalmente, non commettete errori: la persona che cerca di mettersi in contatto la invierà di nuovo.
Meglio ancora, svuotare la spazzatura alla fine della giornata aiuta a garantire che la tua e-mail sia bella e vuota quando la controlli al mattino e può ridurre il terrore che senti quando apri quella casella di posta all'inizio della giornata.
10 Utilizzare un indicatore di fine messaggio.
Mettere EOM alla fine di una riga dell'oggetto - "fine del messaggio" - indica alla persona che il messaggio non ha bisogno di essere aperto: le informazioni necessarie sono già state trasmesse. È un grande risparmio di tempo quando un'e-mail viene utilizzata solo come promemoria. Usalo e incoraggia anche gli altri. Non dover aprire una e-mail potrebbe non sembrare un enorme risparmio di tempo, ma si aggiunge.
11 Elimina i messaggi che non leggerai per primi.
Prima di aprire qualsiasi cosa, elimina quelle e-mail che ovviamente non valgono la pena. E considerando che fino al 45 percento di tutte le e-mail sono spam, ma non arrivano necessariamente alla tua cartella spam, vale sicuramente la pena eliminare un po 'di quel disordine. Cancellando parte del pennello, il resto delle attività di posta elettronica sarà meno stressante. E quando si tratta di stress, ogni bit che riduci conta.
12 Crea cartelle di file adatte.
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La maggior parte degli indirizzi e-mail sono precaricati con poche cartelle - Posta in arrivo, Cestino, Archiviato, eccetera - e talvolta anche con alcune cartelle speciali, come viaggi, personali o aziendali. Mentre questi sono un ottimo punto di partenza quando si tratta di organizzazione e-mail, non dovrebbero essere i soli su cui fare affidamento per mantenere i messaggi organizzati. Sebbene sia ancora possibile utilizzare le cartelle preesistenti, assicurarsi di aggiungerne di proprie per semplificare le ricerche. Crea cartelle per comunicazioni personali, contatti PR o persino messaggi della scuola dei tuoi figli e puoi conservare le informazioni importanti che contengono senza lasciare quei messaggi per ostruire la tua casella di posta.
13 Imposta promemoria.
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Boomerang è un'altra app scaricabile che può semplificare la posta in arrivo impantanata in pochissimo tempo. Inizialmente noto come Baydin, il nuovo nome è più appropriato alla sua funzione: consentire agli utenti di gettare via le e-mail, solo per farle tornare quando ne hai bisogno. L'app gratuita invierà messaggi per tuo conto a date specificate, ad esempio per promemoria settimanali o fatture mensili, e può rimuovere i messaggi dalla tua casella di posta fino a quando non è necessario gestirli. Inoltre, può ricordarti di dare seguito ai messaggi che hai già inviato.
14 Utilizza scorciatoie personalizzate e risposte predefinite.
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Non si può negare che le risposte predefinite possano sembrare robotiche. Una risposta predefinita personalizzata, tuttavia, può essere uno strumento per risparmiare tempo che non sacrifica la tua personalità. Osserva le tue comunicazioni passate per vedere quali frasi usi di più e creane un documento per risparmiare tempo. In effetti, per gli utenti di Gmail, questa funzionalità è integrata direttamente: il programma di posta può ricordare le frasi che usi più frequentemente nei tuoi messaggi e ti consente di inserirle semplicemente premendo il tasto Tab.
15 Elimina dopo l'inoltro.
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A volte riceviamo e-mail che non dovrebbero essere indirizzate a noi in primo luogo. Forse è per qualcun altro nella compagnia, o il compagno di stanza che paga le bollette elettriche. Ad ogni modo, deve essere di fronte ai bulbi oculari di qualcun altro, non ai nostri. Invece di semplicemente inoltrare e dimenticare, tuttavia, eliminare l'intera catena dopo aver passato tutte le informazioni pertinenti. Non sono affari tuoi, quindi perché dovrebbe occupare spazio nella tua casella di posta?
16 Utilizzare la funzione di archiviazione.
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Se la tua e-mail è già appesantita da messaggi in eccesso, un buon primo passo è fare il grande passo e cancellare tutto. La maggior parte di questi probabilmente non ti occuperai mai a questo punto, e la persona che stava aspettando una risposta probabilmente ha dimenticato. Se non riesci proprio a portarti a fare la mossa, archiviali: è meglio di niente e ti farà avvicinare di un passo al mitico "Posta in arrivo zero".
17 Annulla l'iscrizione alle cose che non leggi.
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Ti sei mai iscritto a una newsletter — o qualche altra esplosione regolare di e-mail — solo per innamorartene, ma continui a ricevere messaggi che fanno poco più che andare a ruba in fondo alla tua casella di posta? Lo hai mai fatto 10, 20 o, non lo so, 200 volte? Se è così, sei in buona compagnia. Forse è per questo che l'app gratuita Unroll.me ha conquistato un punto d'appoggio sul mercato. Dopo il download, l'algoritmo di Unroll.me raccoglie tutti i tuoi abbonamenti e-mail, consentendo un facile smistamento e / o annullamento dell'iscrizione. Inoltre, la loro funzione "Rollup" offre un formato attraente per sfogliare le newsletter importanti che ti piacciono. Anche senza limiti: il servizio è disponibile su tutti i dispositivi.
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