Per quanto riguarda i comunicati dell'era digitale, nessuno condivide l'ubiquità di una buona e-mail vecchio stile. Tutti partecipano via e-mail. In effetti, secondo i dati raccolti da The Radicati Group, una società di ricerche di mercato incentrata sulla tecnologia, licenziamo collettivamente quasi 270 miliardi di e - mail al giorno . Scrivere e-mail è una parte così fitta della vita di tutti i giorni che ormai, come camminare, parlare e respirare, dovrebbe essere una seconda natura per tutti. In altre parole, non ci sono scuse per redigere un'e-mail in modo errato.
Eppure, molte e-mail sono piene di difetti. (Scommetto che, di quei 270 miliardi, 260 miliardi solidi rientrano in questa categoria.) Argomenti miti, saluti disingenui, scelte di caratteri sconsiderate - oh, e non mi farebbero nemmeno iniziare nel doppio spazio ( o il doppio trattino). Sì, ci sono molte cose che puoi rovinare nel processo di scrittura della posta elettronica. Qui troverai i trasgressori più frequenti e imparerai anche a risolverli. Dove prima non c'erano scuse, adesso non ci sono più scuse. E per ulteriori incredibili consigli sulla vita in ufficio, impara i 25 modi Genius per conquistare il burnout dell'ufficio.
1 Stai firmando con qualcosa di diverso da "migliore".
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Sinceramente . Grazie Tutto il meglio . O semplicemente niente. Ci sono innumerevoli firme di posta elettronica tra cui scegliere. Ma usando molti di quelli comuni, come quei quattro, rischi di diventare troppo formale, troppo freddo, troppo falso-sincero o troppo distaccato (rispettivamente). Gioca al sicuro attenendoti al meglio testato nel tempo. Secondo Patricia Napier-Fitzpatrick, funziona per ogni situazione e atterra proprio al centro del diagramma formale-informale di Venn. In breve, è la soluzione migliore.
2 Stai usando parole estranee in catene.
Una volta avviata una conversazione, non c'è bisogno di ciao, caro, ringraziamento o migliore . (Doppiamente se lavori in un ufficio affiatato, dove la conversazione è più di una semplice necessità di raffreddare l'acqua.) Saluti e valutazioni ingombrano semplicemente la tua e-mail e interrompono il flusso della conversazione. Inizia ogni catena con loro, sicuramente, ma abbandonali il prima possibile.
3 Stai andando molto oltre il conteggio delle parole.
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Secondo uno studio su 40 milioni di e-mail aziendali, condotto dalla gente di Boomerang, l'app per la produttività, le e-mail di vendita sono perfette. Per la massima efficacia, assicurati che la tua e-mail non sia più breve di 50 parole e non più di 125. (Sì, questo include le quattro o sei parole che usi per ciao e ciao .) E per altri modi per padroneggiare l'arte dell'elettronica messaggistica, scopri i 17 hack di e-mail Genius che miglioreranno la tua vita.
4 Sei a doppia spaziatura.
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Per invecchiare istantaneamente, metti due spazi alla fine di ogni frase. Il doppio spazio - una pratica che vedrai in questi giorni solo nelle e-mail di avvocati, medici e nonni - è nato come mandato di composizione nel 19 ° secolo. A quei tempi, l'inchiostro poteva macchiarsi e i periodi non potevano arrivare alla stampa finale. Lo spazio extra serviva da cuscino di chiarezza, per così dire, per garantire che un lettore sapesse, con certezza, che una frase era finita.
Un'era digitalmente funzionale non ha bisogno del doppio spazio. In effetti, case editrici, giornali e riviste hanno gradualmente soppresso la pratica della doppia spaziatura negli anni '40 , dopo l'avvento di IBM Executive, una macchina da scrivere di alto livello. Gente, è il 2018. Dovresti distanziare le frasi come. Questo.
Non. Piace. Questo.
5 Sei doppio trattino.
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L'em-dash (uno di questi: -) è la cosa che stai cercando di fare. Premi i tasti maiusc, alt e trattino (questo: -) contemporaneamente.
6 Stai utilizzando la firma mobile errata.
Sicuramente hai visto alcune firme e-mail degne di essere degne di nota, la maggior parte delle quali tende a provenire dalla folla sempre attiva. ("Inviato dal cellulare. Ti prego di perdonare qualsiasi tpyos", è un classico.) Non fare le stesse insidie. Se rispondi a un'e-mail dalla strada, dillo letteralmente. Secondo Ben Dattner, un executive coach, la migliore firma e-mail mobile che puoi avere è semplice come: "Inviato dalla strada". È chiaro, efficace e arriva anche con l'ulteriore vantaggio di evocare un'aria di disinvoltura simile a Kerouac.
7 Hai sbagliato incolla copia.
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Se stai copiando del testo da una fonte esterna, ad esempio un documento di Word o un foglio di calcolo Excel, ti consigliamo di cancellare qualsiasi formattazione prima di premere invio . In caso contrario, il testo verrà visualizzato nella posta in arrivo del destinatario tutto confuso. Per cancellare la formattazione, se sei uno dei miliardi di utenti di Gmail, evidenzia il testo che devi strofinare e premi la piccola casella "TX". Lo troverai alla destra della barra degli strumenti delle opzioni di formattazione. (Questo è il pulsante che assomiglia a questo: A. )
8 Stai sicuramente scrivendo messaggi OOO sbagliati.
Come consiglia Jane Scudder, professore presso la business school della Loyala University di Chicago, c'è un unico formato da seguire quando si redige un messaggio fuori sede:
Grazie per la tua email. Sono OOO da martedì 12 giugno a venerdì 15 giugno senza accesso alla posta elettronica. Se questo è urgente, si prega di contattare al. Altrimenti, risponderò a tutti i messaggi al mio ritorno .
Per dettagli a livello di nitpick, come se terminare il messaggio nel tuo ultimo giorno di vacanza o il tuo primo giorno di ritorno, oppure se includere un numero di telefono, consulta semplicemente la nostra guida francamente troppo completa sulla questione.
9 Stai rovinando gli allegati.
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Non trascinare mai gli allegati di immagini in un'e-mail. Durante il processo, potresti avere le dimensioni dell'immagine o le dimensioni del file, il che significa che il tuo destinatario potrebbe ricevere una versione della foto a risoluzione inferiore (brutta e pixelata). Invece, dirigiti verso l'icona della graffetta nella tua e-mail e trova e carica il file in questo modo.
10 Non stai hyperlinking.
Lanciare gli URL a casaccio nel corpo di un'e-mail è brutto, ingombrante e, soprattutto, facile da risolvere. Basta evidenziare il testo che si desidera creare collegamenti ipertestuali, premere command-K e incollare l'URL nel campo che si apre. Quindi, il tuo testo sarà simile a questo.
11 Stai utilizzando troppi punti.
La lingua si evolve nel tempo, ma non mi riferisco solo a parole con significati mercuriali o a frasi transitorie che sono state perse nella storia. Anche la punteggiatura cambia. Prendi il periodo, per esempio. Per secoli, ha significato che una frase è finita, e nient'altro. Era completamente privo di qualsiasi sostanza o emozione oltre a ciò.
Ma in questi giorni, come hanno notato i ricercatori delle università di Binghamton e di Rutgers, porre fine a una frase in un periodo può venire come, nella migliore delle ipotesi, brusco o, nel peggiore dei casi, arrabbiato. (Anche se non hai bisogno della scienza per dirti che ogni "Va bene." O "No" che ricevi sembra un gioco di prestigio.) Quindi, a meno che non sia una e-mail formale, minimizza il tuo periodo di utilizzo. Usa punteggiatura meno dura - trattini, ellissi, virgole, due punti e punti e virgola - per mettere insieme i tuoi pensieri.
12 Stai sbagliando le righe dell'oggetto.
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La maggior parte delle caselle di posta elettronica desktop ha tagliato la visualizzazione dell'oggetto a 60 caratteri. Sugli smartphone, tuttavia, quel display viene tagliato con un numero di caratteri pari a 25, a seconda del dispositivo. (Gli schermi più grandi, come quelli dell'iPhone 8 Plus, mostreranno fino a 30 caratteri.) Per assicurarti di leggere l'intera riga dell'oggetto, mantieni le cose brevi e dolci. Oh, e non dimenticare di compilarlo. Poche cose sono più avvedute che ricevere un'e-mail "(senza oggetto)" da uno sconosciuto.
13 Stai usando il carattere sbagliato.
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Helvetica è banale. Times New Roman è altezzoso. Comic Sans è… solo, no. Quando si redigono e-mail, attenersi alla base: Sans Serif. È semplice e facile da leggere. Inoltre, il carattere viene visualizzato su ogni browser Web, quindi il tuo messaggio verrà recapitato come previsto, con tutta la stilizzazione del carattere intatta (corsivo, grassetto, sottolineato - quel genere di cose), al tuo destinatario.
14 Stai mettendo tutto in un paragrafo.
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Raggruppare tutto il tuo testo insieme è sgradevole e, a seconda di quanto stai dicendo, disorganizzato - in misura confusa. Segui questa regola: ogni paragrafo dovrebbe avere un punto e ogni punto merita il suo paragrafo (anche se è solo una frase). Suddividi il testo di conseguenza.
15 Stai facendo errori di battitura.
Sei meglio di così.
Ari Notis Ari è un editore senior, specializzato in notizie e cultura.